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办公室的工作技巧
浏览: 发布日期:2017-09-25

秘书辅助领导,从事办公室工作,有其专业性和规律性。办公室工作的程序是按照“接受任务”—“实施落实”—“交付反馈环节”进行的。在实行这三个环节过程中,需要注意其中的每一个细节,以增强工作的有效性。
一、确认反馈阶段的技巧
确认就是接受任务,反馈就是汇报交付。在战争中,每当指挥员布置完任务,接受者都要当面复述一遍,即使战斗最激烈的时刻也是如此。
只有这样,才能确保执行者全面准确地领会指挥员的战略意图,避免差错。
秘书接受领导任务后,同样需要复述确认复述有助于秘书对任务加深理解,领导也能从秘书的复述中及时发现自己的疏漏或秘书在理解上的偏差。诸如,领导布置任务后,秘书应以最精炼的语言将任务复述确认后再去执行;接到一个会议通知电话,秘书应当向授话人复述一下电话内容;以传真、邮件等非面对面方式向某人传递信息后,秘书应主动向对方确认是否收到,是否完整清楚,有无疑问等。
确认时需要注意的细节,如果领导布置的工作内容很简单,秘书可以直接去做;如果领导布置的工作内容较多,秘书就需要复述一遍,复述时要精炼、条理,同时可加入自己的理解,准备采取的方法等;如果接到电话,除了记录、复述,还要想到领导可能会问的问题,因此要问清对方的姓名、电话号码。
一项任务完成后秘书要及时向领导汇报,反馈工作的进度和结果。这也是赢得领导信任的基本途径。
反馈时需要注意的细节;反馈有缓急之分,一项工作的完成情况是否必须立即反馈领导,不是凭秘书的感觉,而是看领导对这件事的关注程度和这件事本身的紧争程度。如领导会后要赶着去拜访一个重要客户,这时秘书应该立即落实车辆并把车型车号、停靠地点、司机姓名、手机号码等信息传递给领导。如果秘书没有履行反馈职能,领导找不到车,便是秘书的失职。
反馈还需要注意时机场合。如果不是很急迫的事,应在领导不忙或坐车、闲聊时汇报。反馈时语言应简练,要突出结果淡化过程,切忌将汇报变成表功或诉苦,可像聊天一样,将领导需要掌握的信息传递过去。
二、实施落实阶段的技巧
在实话落实阶段,秘书应掌握两这方面的要点。
1、不忘事、不误事、做好事
秘书工作无小事。要做到不忘事,可以做这样一些工作;把文件夹分成“已处理”、“待办”、“临时”三种并贴上不同颜色的标签;对重要文件加锁保管并及时处理;准备一本记事本,每天下班前记录次日要做的事,根据轻重缓急逐项完成;对重要性事务、周期性事务要提前记录。
不误事的秘诀是分清事情的轻重缓急,做事讲究次序。时间管理学把要做的事情分成重要且紧急,不重要但紧急,重要但不紧急,不重要也不紧急几类。办公室工作有受支配、制约的部颁(上司委派的或部门分配的工作),也有自己支配的部分(职责内的日常工作)。秘书要有科学明确的工作计划,包括工作目标、内容步骤、方法、标准、完成时间等。要根据轻重缓急决定工作次序,有条有理地进行。受制约的工作置于前,自己支配的工作置于后;重大工作优先考虑集中精力做;日常工作分散做。整段时间用于处理复杂的需连续进行的工作如拟写文件;零星时间用于处理简单的可间断的工作,如处理信件、查阅资料;还要善于控制诸如接待来访、联系电话等工作的时间弹性。
秘书应养成记录工作时间使用情况的习惯,如每周用于拟稿、接待、联络、参加会议等所占的时间,以便适当调整优化,进一步提高工作效率。
不忘事与不误事都为做好事服务的,把每件事情做好才是秘书工作的最终目的。做好事要善于抓大放小,做好重要的事情,要用80%的精力做20%重要的事情,用20%的精力做80%不太重要的事情。
20%重要的事情主要指该项工作完成的质量可能会对公司、部门、领导产生重大的影响,或对秘书本人的成长产生重大的影响。做好重要的事情,秘书必须树立精品意识,力求尽善尽美,杜绝各类疏漏和低级错误;还要处理好质量与效率的关系,既要保证在规定时间内完成工作,又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。
对80%不太重要的事情要善于借助外力,如果可能可以授权下属;要善于合理利用时间,性质相同或相近的工作可以集中处理,如打电话、处理文件等;要善于利用历史资料进行处理,如把常用范本分门别类予以存档。
2、准确、及时
如果我们分析出错的原因就会发现,办公室工作最容易出错的常常是职能交叉环节,即两个人(或部门)的结合部。杜绝出席的办法之一,就是将自己的职责范围扩大,即在递交工作或任务时,如果将随之实生的责任比作“接力棒”就要确保“接力棒”递交到下一名队员手中时不落地。
秘书接受任务时,首先要分清是否是属于自己职责范围,是否是领导交办的事。若是,就应无条件保质保量地做好;若不是,就应明确告知对方事情的办理程序和方法。秘书应做好该做的事,也要对不该做的事说“不”,要艺术性地学会拒绝。这不仅可以帮助对方掌握办事规律,承担应负的责任,也可以保证全局工作的顺利进行。但秘书还应该明白,不该做的事并不等于“可以不做的事”,在分清职责的前提下,要善于帮助他人、与人合作、互助互通,学会平衡各种人际关系。
如果事情不涉及

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